弗吉尼亞州信息自由法案
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權利 & 責任概述
根據《維吉尼亞州法典》第 2.2-3700 條的規定， FOIA的目的是提高所有人對政府活動的認識。 在推進這項政策時， FOIA要求對法律進行寬泛的解釋，以利於獲取信息，而對允許保留公共記錄的任何豁免都必須進行狹義的解釋。
維吉尼亞州懲教局 (VADOC) 的政策是根據維吉尼亞州資訊自由法 (FOIA) 提供公共記錄。《信息自由法案》，弗吉尼亞法律第 2.2-3700 及以下條，保證聯邦公民可以訪問公共機構，公共官員和公職員持有的公共記錄。
被監禁在州、聯邦或地方懲教機構中的人員不享有FOIA （§ 2.2-3703 (C)）規定的任何權利。 VADOC 有政策，管理被監禁在囚犯可以訪問的記錄。
公共記錄是任何書面記錄、電子檔案、音訊或視訊錄製或任何其他格式，是由公共機構或其人員、僱員或代理人在公營業務交易中擬備或擁有或擁有的書面記錄或錄製。所有公開記錄都被假定為公開，只有在適用特定的法定豁免時才能保留。
您的 FOIA 權利
- 您有權要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者。
- 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。
- 如果您認為您的 FOIA 權利受到侵犯，您可以向地區法院或巡迴法院提交請願書。
向 VADOC 索取記錄
您可以透過美國郵政、傳真、電子郵件、親自或打電話申請記錄。
FOIA DOE不要求您的要求必須以書面形式提出，您也不需要具體說明您是根據FOIA請求記錄的。 從實際角度來看，書面要求是優先的。對於您和收到您要求的人以書面形式提出請求可能會有所幫助。這可讓您建立請求的記錄。它還為我們提供了清楚地說明您要求的記錄，以便不會對口頭請求進行誤解。儘管如此，如果您選擇不以書面提出，我們也不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
我們不能問你為什麼要記錄
您要求公開記錄的原因不相關。我們不能問你為什麼要記錄但是， FOIA DOE允許我們詢問您的姓名和法定地址。 VADOC 要求您在請求時提供您的姓名和法律地址。
您的請求必須以 " 合理特性來識別您正在尋找的記錄。"
這是一種常識的標準。它需要您足夠具體，以便我們可以識別並找到您正在尋找的記錄。
您的請求必須要求提供記錄或文件。
FOIA DOE不適用於您詢問有關 VADOC 工作的一般問題的情況。 此外，如果記錄DOE尚不存在，我們無需建立新記錄。
您可以選擇接收 VADOC 在正常業務中使用的任何格式的電子記錄。
例如，如果您要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇通過電子郵件以電子方式接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本。
請與工作人員合作。
如果我們對您的要求有疑問，請與工作人員合作進行澄清或嘗試達到合理的協議，就大量要求的回應。
在哪裡發送您的請求
關於囚犯的信息
要向弗吉尼亞懲教署要求記錄，請將您的請求轉交給保存您要求的記錄的單位經理，設施的監督或監督，或保存您要求的記錄的試用和釋放區長。
您可以透過設施 & 辦事處目錄中各設施和辦公室的連結找到地區辦事處、懲教設施、試用和釋放辦事處以及社區懲教設施的聯絡資訊。
有關政策和程序信息
VADOC 的程序可在我們的操作程序頁面上找到。請聯繫 FOIA@vadoc.virginia.gov。
用於一般 VADOC 記錄
對於其他類型的 VADOC 記錄，您可以在 VADOC 網站上找到聯繫我們表單中的信息。
所有中央辦公室單位及總部的聯絡資料如下：
Virginia Department of Corrections
P.O. Box 26963
Richmond, VA 23261
電話: (804) 674-3000
用於弗吉尼亞州釋放委員會記錄
弗吉尼亞州釋放委員會（VPB）是與弗吉尼亞懲教部獨立的州機構。造訪 VPB 網站提交 FOIA 請求。
法律諮詢和一般資訊FOIA問題
如果您對提交記錄要求有疑問，或如果您需要有關發送請求的地方的指導，請聯繫：
弗吉尼亞懲教部
P.O.箱子 26963 里士滿，維吉尼
亞州 23261
此外，資訊自由諮詢委員會可以解答您有關 FOIA 的任何問題。議會可以透過電郵 foiacouncil@dls.virginia.gov 或電話 (804) 225-3056 或免費撥打 1-866-448-4100 聯絡本局。
VADOC 回應您的請求方面的責任
VADOC 必須在收到您的請求後五個工作日內回應。
第一天被視為收到您的請求後的第一個工作日。DOE五天期間不包括週末或假日。
您的請求有五種類型的回應。
FOIA要求公共機構在五天期限內對您的請求做出以下回應之一：
- 我們將完整地提供您所要求的記錄。
- 我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。如果所有記錄都被隱藏，我們必須以書面形式向您發送回覆。該回應必須確定被隱藏的記錄的數量和主題，並說明弗吉尼亞法律中允許我們隱藏記錄的特定部分。
- 我們提供您要求的一些記錄，但保留其他記錄。如果只有一部分的記錄受豁免，我們不能保留整個記錄。在這種情況下，我們可能會修改記錄中可能被保留的部分，並必須向您提供記錄的剩餘部分。我們必須向您提供書面回應，說明弗吉尼亞州法典中允許保留部分請求記錄的特定部分部分部分。
- 我們以書面通知您，請求的記錄無法找到或不存在（我們沒有您想要的記錄）。但是，如果我們知道另一個公共機構擁有所要求的記錄，我們必須在我們對您的回應中包括其他公共機構的聯繫信息。
- 如果我們幾乎無法在五天內回應您的要求，我們必須以書面形式說明，並解釋使回應不可能的條件。這將允許我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。
如果您提出大量要求，我們可能會向法院提出更多時間回覆。
如果您提出要求提供非常大數量的記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能會向法院提出額外的時間來回應您的請求。然而， FOIA要求我們在向法院要求更多時間之前，盡合理努力與您就記錄的製作達成協議。
與請求相關的成本
公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜尋及擷取要求的記錄所產生的實際費用。
任何公共機構不得徵收任何外來費用、中介或過剩的費用或開支，以彌償與公共機構建或維護記錄或交易業務相關的一般費用。公共機構收取的任何複製費用不得超過複製的實際費用。提供請求記錄的所有費用應根據公民的要求預先估算，如弗吉尼亞法律第 2.2-3704 §F 款中所述。
您可能需要為 VADOC 要求的記錄付費。
FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。這包括員工在搜尋和檢索要求記錄的時間、複製成本、郵費以及與提供請求記錄直接相關的任何其他費用等項目。它不能包括一般的開銷成本。
如要求超過 200 美元，則需支付押金。
如果我們估計回應您的要求將花費超過 200 美元，我們將要求您在繼續申請之前支付押金，不超過估計金額。我們必須回覆您的請求的時間DOE包括我們要求您支付押金和我們收到押金之間的時間。
您可以要求我們提前估算提供您要求的記錄的費用。
這可讓您預先了解任何成本，或讓您有機會修改您的請求，以嘗試降低估計成本。如果您不熟悉您要求的記錄數量和/或無法或願意支付高達 200 美元的記錄費用，我們強烈建議您要求估算成本。
收到記錄後付款。
您也可以提前付款。在您支付過去 30 天以上未付款的記錄請求所欠的任何金額，否則不會處理新的記錄請求。
記錄類型
以下是弗吉尼亞懲教部持有的記錄類型的一般描述：
- 有關本署僱員及官員的人事記錄
- 本署已簽訂的合約紀錄
- 庫存、財務記錄和預算記錄
- 部門和地方操作程序、法規和手冊
- 囚犯刑事、案件管理和醫療記錄
- 安全協議，戰術計劃，支票表，日誌，名單，郵寄訂單，庫存，記錄和其他安全記錄
- 調查報告、審計和檢查
- 統計及管理報告
- 工程和施工記錄
有關FOIA範圍之外的記錄類型的信息，請查看以下操作程序和表格：
如果您不確定 VADOC 是否擁有您所尋求的記錄，請聯絡相應的部門、機構或 FOIA 官員。
常用豁免
弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。VADOC 通常會在受以下豁免的情況下保留記錄
- 本署的一般政策是在適用的情況下，申請人事資料豁免，以保障本署僱員及官員的私隱。（弗吉尼亞州法令第 2.2-3705.1 (1) 條）
- 受律師客戶特權（第 2.2-3705.1 (2) 條）或律師或法律工作產品（第 2.2-3705.1 (3) 條）約束的記錄
- 供應商專有資訊軟體 (§ 2.2-3705.1 (6)) 或代理軟體 (§2.2-3705.1 (7))
- 有關合約交易和批出合約的記錄（第 2.2-3705.1 (12) 條）本署的一般政策是在適用時，就保障本署的談判地位和談判策略，以保障本署的談判地位和談判策略。
- 承諾檢討委員會就受民事承諾的個人作為性暴力獵物的紀錄，以及識別該等人士受害者的記錄（第 2.2-3705.2 (5) 條）。
- 工程及建築工程圖、操作、程序、戰術規劃或訓練手冊、員工會議紀錄或其他記錄，其披露可危害任何政府設施、建築物或結構的安全，或使用該設施、建築物或結構的人士的安全（§ 2.2-3705.2 (14)）
- 醫療及精神健康紀錄（§ 2.2-3705.5 (1)；(§ 32.1- 127. 1:03)；本署的一般政策是在適用的情況下提出囚犯紀錄及醫療紀錄豁免，以保障囚犯的私隱，並遵守有關發放某些刑事和健康紀錄的適用法律。
- 有關公共建築工程（ §2.2-3705.6 (10)）或根據《公私教育設施和基礎設施法》（§ 2.2-3705.6 (11) ）提出的建議書有關的機密專有記錄
- 指定進行執行執行的人的身份，以及合理計算以導致該等人身份的任何資料（第 2.2-3705.7 (25) 條；(§53.1-233) ）
- 有關刑事調查或檢控的紀錄 (§ 2.2-3706 (B) (1))
- 向本署特別調查組代理人員以信心提交的記錄 (§ 2.2-3706 (B) (2))
- 在懲教設施監禁的囚犯紀錄 (§ 2.2-3706 (B) (4))
- 執法紀錄包含具體戰術計劃，披露可危害執法人員或公眾的安全或安全（第 2.2-3706 (B) (5) 條）；本署的一般政策是在申請時就保安紀錄的豁免，以保障其設施和營運的安全，以及員工、囚犯及社區的安全和安全。
- 受國家審判和釋放服務調查或監督的成年人紀錄（§ 2.2-3706 (B) (6)）
- 刑事歷史記錄（§ 19.2-389）以及監禁人員的調查和報告（§19.2-299）
- 任何藥房或外包機構與本署簽訂合同以致命注射執行必要藥物配合的藥物的身份、該藥房或外包設施的任何人員或員工，以及該藥房或外包設施獲得有助於混合藥物的設備或物質的任何人或實體的人或實體的身份，以及任何合理計算以導致該人或實體身份的資料（第 53. 1-234 條）。